Keď sme pred pár rokmi zariaďovali kanceláriu, úložné priestory boli úplne posledná vec, ktorú som riešila.
Vyberali sme stoly, stoličky, techniku, farby stien a osvetlenie. Dokumenty skončili v šuplíkoch, šanóny na zemi pri stole a všetko ostatné „dočasne“ v kartónových krabiciach. Lenže presne to „dočasne“ trvalo veľmi dlho. Nastal čas niečo zmeniť a konečne nastoliť poriadok. Tu je pár tipov, ktoré nám zafungovali.
Kancelária začala pôsobiť pokojnejšie
Keď som si postupne začala uvedomovať, koľko času denne strácam hľadaním papierov, zmlúv alebo obyčajných kancelárskych vecí, rozbolela ma z toho hlava. A úprimne, neporiadok v kancelárii mi začal liezť na nervy viac, než som si chcela priznať.
Práve vtedy som začala riešiť poriadnejšie úložné riešenia. A hoci to znie zvláštne, nakoniec sa jednou z najpraktickejších vecí stala obyčajná plechová skriňa. Predtým som mala pocit, že kovové skrine patria skôr do archívov alebo do skladov. Dnes ich vnímam úplne inak.
Prvá vec, ktorú som si všimla po reorganizácii kancelárie, nebola ani tak praktickosť, ale pocit. Priestor zrazu pôsobil čistejšie, pokojnejšie a menej chaoticky. Dokumenty už neležali na stole, šanóny nezavadzali pri stene a každá vec mala svoje miesto. A hoci som tomu predtým neverila, ovplyvnilo to aj moju koncentráciu pri práci.
Veľmi sa mi osvedčila JAN NOWAK Kancelárska skriňa kovová Aktová JAN 185 Eco Design Antracit-Orzech. Páči sa mi hlavne to, že nepôsobí chladne alebo „úradnícky“, ako som sa pôvodne bála. Kombinácia kovu a dekoru dreva vyzerá moderne a do kancelárie zapadla oveľa prirodzenejšie, než som očakávala.
Zároveň sa do nej zmestilo podstatne viac vecí, než sa zdalo.
Najväčší problém v kancelárii? Papierov je stále viac
Myslela som si, že v digitálnej dobe už toľko papierov nepotrebujeme. Realita podnikania je ale úplne opačná.
Zmluvy, faktúry, podklady, šanóny, firemné dokumenty, potvrdenia… postupne sa toho nahromadilo neuveriteľné množstvo. A keď človek nemá systém, kancelária začne pôsobiť chaoticky veľmi rýchlo.
Práve preto som časom investovala aj do väčších zostáv. SET 2 x JAN NOWAK Kancelárska skriňa Široká Aktová RODO JAN II Šedo-modrá nám výrazne pomohol rozdeliť dokumenty podľa oddelení a projektov.
Zrazu som nemusela rozmýšľať, kde čo je. A možno to znie banálne, ale práve takéto maličkosti šetria počas dňa množstvo energie.
Uzamykateľné skrine dávajú väčší pocit istoty
Až keď sme mali v kancelárii viac klientskych dokumentov a firemných údajov, začala som viac riešiť aj bezpečnosť. Denne k nám chodí veľa ľudí a nie všetko človek chce nechávať voľne prístupné. Hlavne pri zmluvách, pečiatkach alebo citlivejších dokumentoch som chcela mať lepší pocit kontroly a zabezpečenia.
Preto ma veľmi zaujala JAN NOWAK Kancelárska skriňa kovová s trezorom FILIP II ALL BLACK čierna. Praktické bolo hlavne spojenie klasickej skrine s menším vnútorným trezorom.
Nemusela som riešiť ďalší samostatný trezor a zároveň sme mali dôležité veci uložené bezpečnejšie. Navyše čierne prevedenie vyzerá naživo naozaj elegantne a moderne a dokonale zapadá do interiéru.
Úprimne, vôbec som nečakala, že budem niekedy hovoriť o kancelárskej skrini ako o dizajnovom kúsku.
Kovové skrine vydržia oveľa viac ako tie klasické
Pred kovovými skriňami som mala dlho predsudky. Myslela som si, že budú pôsobiť príliš technicky alebo neútulne. Po čase som však pochopila ich najväčšiu výhodu, a to že vydržia takmer všetko.
Pri bežnom kancelárskom používaní dostávajú skrine zabrať. Neustále otváranie, presúvanie šanónov, zakladanie dokumentov alebo preťažovanie políc.
Práve preto sa mi osvedčili viac než klasické lacné drevotrieskové skrinky, ktoré sa po čase začnú kývať alebo prehýbať, odpadávajú z nich úchytky (a mnoho ďalších vecí).
Aj lacné plechové skrine dnes dokážu vyzerať podstatne lepšie než kedysi. Moderné modely už nepôsobia ako staré školské skrinky a často veľmi dobre zapadnú aj do menšej kancelárie alebo domácej pracovne.
Niektoré skrine využívame úplne inak, než sme plánovali
Zaujímavé je, že časom sme začali skrine využívať aj na veci, ktoré som pôvodne vôbec neriešila.
Do JAN NOWAK Kovová lekárska/kancelárska skriňa vysoká JAN H 195, antracitová sme napríklad najskôr plánovali ukladať iba dokumenty. Nakoniec v nej máme aj kancelárske zásoby, hrnčeky, kávu, techniku, čistiace potreby a dokonca malú lekárničku.
A presne toto sa mi na dobrých úložných riešeniach páči najviac. Keď fungujú prirodzene a človek ich nemusí neustále prispôsobovať.
Poriadok v kancelárii ovplyvňuje aj moju náladu
Nikdy by som nepovedala, že organizácia kancelárie môže ovplyvniť aj moju psychiku. Ale dnes to vnímam úplne jasne.
Keď prídem ráno do uprataného priestoru, pracuje sa mi omnoho lepšie. Menej ma rozptyľuje chaos na stole a mám pocit väčšej kontroly nad tým, čo treba vybaviť.
A hoci to možno znie zvláštne, práve obyčajná plechová skriňa bola jedna z vecí, ktoré nám pomohli vytvoriť v kancelárii naprieč rôznymi miestnosťami väčší poriadok aj pokojnejšiu atmosféru. Pritom to nie je žiadna revolučná technologická novinka, iba obyčajná skriňa.
