Mzdové systémy slúžia okrem spracovania miezd zamestnancov aj na kompletné vedenie personálnej agendy. Neexistuje pritom univerzálne riešenie, ktoré vyhovuje všetkým firmám. Pred výberom si premyslite požiadavky, vyskúšajte verziu zadarmo a overte si kvalitu zákazníckej podpory jednotlivých dodávateľov.
Pre menšie firmy je samostatný mzdový systém príliš robustný, pretože nevyužijú všetky jeho funkcie. Spoločnosti, ktoré majú do 50 zamestnancov, preto uprednostňujú mzdové moduly, ktorými rozšíria svoj účtovný program alebo ERP systém. Obsahujú základné funkcie ako:
● evidenciu pracovnej doby,
● evidenciu údajov o zamestnancoch,
● rozúčtovanie mzdových nákladov na pracoviská,
● alebo plánovanie náborov, školení a lekárskych prehliadok.
Samostatný mzdový a personálny systém využijú až väčšie firmy, ktoré majú aspoň 50 zamestnancov a vlastné HR oddelenie. Okrem funkcií pre mzdových účtovníkov totiž program obsahuje funkcie predovšetkým pre personalistov.
Pri výbere mzdového systému si ujasnite:
● aké funkcie potrebujete,
● koľko ľudí na akých pozíciách bude v programe pracovať,
● čo očakávate od používateľského prostredia,
● požiadavky na podporu a servis,
● cenové nároky.
Požiadavky na funkcie
Napíšte si zoznam funkcií, ktoré od programu požadujete – na obchodnom stretnutí s potenciálnym dodávateľom potom preberte, ako v programe fungujú v praxi. Vopred si tiež premyslite, koľko účtovníkov či personalistov bude mzdový systém využívať – pri niektorých programoch cena závisí od počtu licencií. Ďalej si zistite, či je možné dokúpiť ďalšie licencie, ak váš HR tím porastie.
Ako sa v programe pracuje
Mzdový program by mal byť prehľadný, aby sa v ňom kolegovia rýchlo zorientovali a nemuseli čítať dvadsaťstranové manuály. Ideálne si najprv stiahnite alebo vyžiadajte bezplatnú demoverziu, ktorú si vaši kolegovia vyskúšajú.
Program na výpočet mzdy v bezplatnej verzii si zvyčajne hneď stiahnete z webu dodávateľa. Medzi menšími firmami je napríklad obľúbený účtovný program Money S3, ktorý obsahuje mzdový modul.
Vopred si tiež zistite, či bude možné program prepojiť s ďalšími nástrojmi, ktoré vo firme používate. Napríklad kalendár, CRM alebo samostatná kniha jázd.
Podpora a servis
Pri výbere si u dodávateľa overte kvalitu a podmienky zákazníckeho servisu. Základná podpora zadarmo býva štandardná, riešenie závažnejších servisných úkonov je často za príplatok. Potrebujete mať istotu, že napríklad v prípade problémov pri spracovaní miezd vám zákaznícka podpora rýchlo pomôže a zamestnanci nebudú musieť na výplatu čakať.
Súčasťou kvalitného servisu sú aj pravidelné aktualizácie programu. Výrobcovia program rozširujú a modernizujú na základe spätnej väzby používateľov a aj novej legislatívy. Legislatívne zmeny sú pri mzdovom systéme kľúčové – napríklad zmenu minimálnej mzdy musí dodávateľ do programu zapísať s predstihom.
Cena
Počítajte s tým, že okrem ceny za samotný program si počas jeho používania priplatíte za:
● podporu a aktualizáciu softvéru (zvyčajne ju platíte ročne),
● množstvo funkcií alebo modulov, ktoré môžete potrebovať v budúcnosti,
● rozšírenie počtu licencií.
Predtým než si zaobstaráte mzdový systém, premyslite si všetky požiadavky a zohľadnite aj budúce plány.
